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Salón de actos destinado a albergar actuaciones musicales (tunas, orquestas de pulso y púa, coros, orquestas y orfeones estudiantiles), representaciones teatrales de grupos universitarios y actos culturales.

 

Gestión del Museo Internacional del Estudiante


El Museo Internacional del Estudiante incluiría la planificación, la política a seguir, la aprobación de procedimientos y el desarrollo y el mantenimiento de relaciones con otras instituciones.

Es responsabilidad del Museo poner a disposición los recursos: colecciones, instalaciones, personal y fondos. La planificación es el procedimiento principal para desplegar tales recursos.

Mediante un “plan de empresa”, se coordinarían todos los aspectos relativos a las actividades del fondo, articulándose en metas a alcanzar durante el periodo estipulado. El plan de empresa se prepararía por un comité formado por el patronato del Museo, con la participación añadida, si es preciso de consultores externos.

En el plan de empresa se incluirían indicadores cuantitativos de costes, estadísticas, ratios o cualquier otra variable que mida el progreso del fondo.
 

Plan institucional, que aborde la estructura de gobierno y las relaciones con el entorno institucional (administración, instituciones educativas, museos, sector privado, turismo, etc.), así como la misión del fondo, mandato y declaraciones de propósitos.

Un estudio de mercado con datos sobre el público visitante, análisis de tipo sociológico y demográfico de la comunidad (residente, escolar o turistas) con el fin de identificar los distintos públicos a los que va dirigido.

Política de colecciones, que incluye la política de adquisiciones, los préstamos de colecciones y los criterios para dar de baja objetos de las colecciones.

Política de comunicación incluyendo publicaciones y las relaciones con los medios.

II. PROCEDIMIENTOS


Realizar manuales de procedimientos que recojan los pasos a dar para llevar a cabo una actividad al nivel de calidad estipulado por las políticas (desde lo que hay que hacer para expender tickets, diseño de fichas de documentación, rutinas de seguridad, casos de emergencia...).


III. GESTION DE LAS COLECCIONES


Las colecciones constituyen el atributo definidor del fondo. Manejarlas de forma juiciosa es la mejor aportación que se puede hacer para que se desarrolle plenamente. Documentar las colecciones completamente y preservarlas de todo tipo de daño es, en el largo plazo, el criterio fundamental a seguir.

Se debe llevar a cabo una “política de investigación” para aportar personal, tiempo y recursos en forma de espacios y biblioteca, así como de algunas contingencias, como dinero para viajes, etc.

Debe investigarse nuevas adquisiciones potenciales, temas de exposición que han sido propuestos y debe además procurarse los conocimientos básicos para hacer publicaciones u otras producciones mediáticas en las que el Museo esté interesado. La investigación puede a veces realizarse en el mismo despacho o en los archivos y bibliotecas o visitando museos y colecciones privadas.


IV. POLITICA DE COLECCIONES


Debe incluir:

Una declaración sobre el compromiso del centro de mantener las colecciones bajo custodia y cuidado de forma indefinida, por delegación de confianza del conjunto de la sociedad.

Una definición del campo que abarcan las colecciones, y de sus límites, siempre en relación con la misión del fondo y su mandato (límites cronológicos, geográficos, materiales...).

Una declaración de contenido cualitativo acerca del objetivo de la colección. (Adquisiciones que se van a exponer más sobresalientes y representativas).

Unos procedimientos de adquisiciones establecidos, que incluirían, regalos, donaciones, compras, depósitos de museos, material procedente del trabajo de campo y objetos procedentes de organismos gubernamentales responsables de la protección de bienes culturales.

Compromiso ético del fondo en relación con las adquisiciones, empezando por la adhesión a las convenciones internacionales, a los tratados y a leyes nacionales.

duplicados que son de peor calidad que los ejemplos adquiridos con posterioridad.

objetos en condiciones tales que su restauración y conservación ulterior no sea tan rentable.

El responsable debe iniciar el procedimiento y el proceso deber de ser documentado, detallando las razones que recomienda la baja y conservando la información en el archivo.

En caso de venta del objeto en cuestión, los ingresos obtenidos sólo deben servir para realizar nuevas adquisiciones.

La política del fondo en relación con los préstamos, debe distinguir entre préstamos a largo plazo, también llamados depósitos y préstamos a corto plazo para exposiciones temporales. Los préstamos deben dejar sentado que el fondo sólo cede objetos a instituciones capaces de mantener el objeto cedido en condiciones ambientales y de seguridad equivalente a las propias, con su póliza de seguros, y exige informes de estado en los puntos de empaquetado y desempaquetado.

La política del fondo en relación con la tasación de obras de arte, mediante la cual proteger al Museo de las demandas de estimación del valor en dinero de las obras, sobre todo cuando por medio existen donantes potenciales en busca de deducciones fiscales.

V. MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN


Los pasos que se han de seguir para registrar un nuevo ingreso en las colecciones del fondo son los siguientes:

Anotación de la identificación del objeto ingresado, de su descripción, procedencia e historia en un documento de archivo seguro y permanente.

Transferencia formal del título de propiedad mediante formulario o carta de agradecimiento o mediante recibo.

El sistema de registro que se viene utilizando es el “sistema triple de numeración”. Este sistema comprende:

Un sistema de registro de tres dígitos que se refiere al año del ingreso, por ejemplo, 999.

Tras un punto, un segundo número que se refiere al número de orden de la adquisición en el presente año; así, por ejemplo, 999.13 indica el ingreso decimotercero de 1999.

Tras otro punto, un tercer número que se refiere al objeto dentro del ingreso; de esta manera, 999.13.4 indica el cuarto objeto donado por el donante del ingreso decimotercero del año 1999.

Si es preciso se añade una letra minúscula al final del número resultante que designa una parte del objeto; así, el número 999.13.4a se refiere a una taza de café, y el número 999.13.4b se referirá al plato que lo acompaña.

Los números pueden atarse a los objetos mediante etiquetas si son muy pequeñas o si todas las superficies del objeto tienen valor estético. Etiquetas de algodón sin blanquear pueden coserse discretamente a los textiles. Para la mayoría de los objetos, los números pueden aplicarse en la base del objeto o en cualquier rincón, si así procede, en tinta disuelta en una base de acetona; los conservadores recomiendan que la base incluya un 20% de la solución Polaroid B72, y que el lugar donde se realiza la numeración se ventile de forma adecuada para la seguridad de los que trabajan en ello.


VI. ESTRATEGIA DE DESARROLLO DE LAS COLECCIONES


Hay que tener en cuenta:

número de objetos de las colecciones (total y por categorías en exposición, investigación y reserva).

historia del desarrollo de las colecciones en número desde los inicios del fondo (en las mismas categorías).

VII. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN


Es imprescindible conocer el significado, el relieve o la procedencia de los objetos de la colección, puesto que sin tales conocimientos no se puede exponer, ni publicar, ni comunicar nada cierto al público. Por tanto, la gestión de la información se erige como una tarea tan importante en muchos sentidos como la gestión de las propias colecciones. Documentar una colección significa mucho más que su mero registro o su catalogación; significa además monitorizar la ubicación y el movimiento de todos los objetos de una colección.

Se deben gestionar los siguientes recursos:

Temperatura y humedad relativa: 50% de la humedad relativa durante todo el año, a 20-21 C en invierno, modulándose la temperatura hacia arriba en 0´5 C por mes, aproximadamente, hasta alcanzar en verano 21-24 C. (Depende del edificio).

Calidad del aire: Utilización de filtros de aire (NO ELECTRÓNICOS) a poder ser de carbón activado.

Plagas: Asepsia; Uso de tratamientos químicos que no afecten a los objetos (previa petición a las autoridades sanitarias) como por ejemplo: óxido nítrico para insectos.

Manipulación de los objetos: Realizar manual de procedimiento; Formación del personal; Prácticas seguras de manipulación, traslado e instalación; Uso de guantes de algodón no blanqueado para la manipulación, excepto en tejidos a los que se pudiera causar daño; Métodos de limpieza específicos; Requisitos a cumplir los vehículos y carretillas usados para el transporte de objetos, así como sujeción y protección antigolpes.

Procedimientos en caso de emergencia: Sistema de rociado anti-incendios; Adiestramiento; Prevención de catástrofes; Modo a seguir por cuerpos de seguridad (bomberos, policía...).

IX. GESTIÓN DE LAS ACTIVIDADES


Las actividades comprenden todas aquellas acciones que emprende el fondo para facilitar el acceso del público al conocimiento de las colecciones que conserva.

Es fundamental la atención de los deseos del visitante y la creatividad.

Hay que hacer evaluaciones continuadas incluyendo la realización de encuestas.

Las actividades se gestionarán mediante:

Exposiciones: la política de exposiciones es el instrumento de gestión fundamental para establecer:

El modelo de presentación: contemplativo, temático, ambiental, interactivo.

El número, frecuencia, tamaño y alcance de las exposiciones temporales.

Una descripción del contenido de la exposición y del espacio que requerirá.

Proyecto base de la exposición: Se ha de redactar el proyecto. El proyecto base incluye:

Ideas sobre lo que el público ha de obtener de su visita a la exposición.

Una descripción del recorrido con las siguientes especificaciones: Los objetos de comunicación de cada elemento, los medios de comunicación a utilizar para alcanzar tales objetivos, las pautas de circulación de los visitantes y los bosquejos conceptuales para transmitir una idea de cómo ha de ser la exposición.

Interpretación: Son las distintas maneras en que el fondo se comunica con el público. Incluye:

Orientación física: información acerca de los lugares en los que el visitante se encuentra, acerca de los servicios que pone a su disposición el fondo, y sobre qué puede hacer y ver, cómo encontrarlo, y en qué lenguas.

Orientación Intelectual: clasifica el contenido el fondo y la forma de visitarlo.

Ejemplo: colgar posters, instalar paneles de guía, señalización, puntos de información interactivos, folletos, mapas, formación del personal.

Orientación Intelectual: clasifica el contenido el fondo y la forma de visitarlo.

El tipo de información a proporcionar (fecha, artista, procedencia, número de registro, descripción, uso, etc.).

Las normas sobre redacción y revisión y sobre aprobación de contenidos.

Extensión: Se entienden tanto los programas que el fondo ofrece fuera de las instalaciones como las actividades diseñadas para nuevas audiencias, sea dentro o fuera del recinto.

Publicaciones: El programa de publicaciones sirve para proporcionar información sobre las colecciones, los servicios y los programas de investigación del fondo a una audiencia amplia de público interesado que quizá no pueda visitar el fondo:

Exigencia dentro del fondo de una mejora continuada de los productos y servicios ofrecidos al público.

Medidas que favorezcan una mayor asistencia de público y un aumento de los ingresos por visitante.

NOTA: La gestión del fondo expositivo es fundamental para el buen funcionamiento del mismo. Hay diversa bibliografía al respecto, pero consideramos que el modelo a seguir podría ser el Manual de gestión de museos de Barry Lord y Gail Dexter Lord.